> POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

POLÍTICA DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

La presente Política de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (en adelante la “Política”) ha sido diseñada e implementada por VSM Latinoamérica S.A.S. (en adelante la “Compañía”) con el fin de (i) prevenir cualquier riesgo de carácter legal, reputacional, operativo y de contagio, derivado de cualquier actividad de Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo (en adelante “LA/FT”), y de (ii) implementar control con el propósito de detectar y reportar cualquier acción que se pretendan realizar para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones y transacciones con recursos derivados o relacionados con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo.

En este sentido, en la presente Política se establecerán los lineamientos generales que tiene la Compañía con el fin de prevenir y controlar cualquier riesgo de LAFT.

1. DEFINICIONES

La Compañía: es VSM Latinoamérica S.A.S., sociedad debidamente constituida y existente de conformidad con las leyes de la República de Colombia e identificada con el NIT No. 901.029.106 – 7.
Financiación del Terrorismo o “FT”: es el conjunto de actividades encaminadas a canalizar recursos lícitos o ilícitos para promover, sufragar o patrocinar individuos, grupos o actividades terroristas.
Lavado de Activos o “LA”: es el conjunto de actividades encaminadas a ocultar el origen ilícito o a dar apariencia de legalidad a recursos obtenidos producto de la ejecución de actividades ilícitas.
Listas Internacionales de Vinculados con Actividades Delictivas: relación de personas y empresas que, de acuerdo con el organismo que la publica, están vinculadas con actividades delictivas. Dichas listas pueden ser la denominada “Lista Clinton” publicada por la OFAC (“Office of Foreign Assets Control” de los Estados Unidos), las publicadas por la Organización de las Naciones Unidas, por la Interpol, por el FBI, entre otras.
Oficial de Cumplimiento: es el funcionario designado por la Compañía responsable de verificar la aplicación de la normativa inherente a la prevención de LA/FT, ejecutar las medidas y procedimientos establecidos por la Compañía tendientes a que la misma sea utilizada para el cometimiento de dichas actividades y, velar por la observancia e implementación de los controles y buenas prácticas necesarios para la prevención de LA/FT.
Operaciones Inusuales: son aquellas operaciones cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad la Compañía o que, por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado.
Operaciones Sospechosas: son aquellas operaciones que luego de ser calificadas como inusuales y de conformidad con la información acerca del mercado, se aprecian de acuerdo con el buen criterio de la Compañía, como sospechosas.
Riesgos Asociados al LA/FT: son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT, estos son: reputacional, legal, operativo y de contagio.
Riesgo de Contagio: es la posibilidad de pérdida que una entidad puede sufrir, directa o indirectamente, por una acción o experiencia de un relacionado o asociado.
Riesgo Legal: es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad al ser sancionada, multada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones y obligaciones contractuales. El riesgo legal surge también como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo Operativo: es la posibilidad de incurrir en pérdidas por deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y reputacional, asociados a tales factores.
Riesgo Reputacional: es la posibilidad de pérdida en que incurre una entidad por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios, que cause pérdida de vinculados, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Señal de Alerta: son circunstancias particulares que llaman la atención y justifican un mayor análisis. Para la Compañía puede ser cualquier información, conducta, actividad o circunstancia que indiciariamente haga presumir la realización de operaciones inusuales o sospechosas que puedan estar vinculadas a operaciones de Lavado de Activos o Financiación del Terrorismo, por lo que justifican un mayor análisis.
UIAF: es la Unidad de Información y Análisis Financiero, la cual es una unidad administrativa especial del Estado colombiano, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es el órgano de inteligencia financiera del país, fue creada por la Ley 526 de 1999 y reglamentada por el Decreto compilatorio 1068 de 2015, con el fin de prevenir, detectar y luchar contra el Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo.

2. MARCO NORMATIVO

En Colombia, el marco normativo establecido para la prevención y control de los riesgos reputacionales, legales, operativo y de contagio que pueda derivarse de actividades de LA/FT comprende, de manera general, las siguientes normas y disposiciones:

Capítulo IV del Título IV en la Parte I de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia.
Circular externa 026 del 2008 de la Superintendencia Financiera de Colombia
Decreto 3160 del 1 de septiembre de 2011 de la UIAF – Unidad de Información y Análisis Financiero.
Circular Externa 100-004 de 2009 de la Superintendencia de Sociedades.
Normas complementarias y regulatorias respecto de la prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo.
La Convención de las Naciones Unidas contra el Tráfico Ilícito de Estupefacientes del año 1988.
El Convenio Internacional de las Naciones Unidas para la Represión de la Financiación del Terrorismo del año 2000.
Recomendaciones del Grupo de Acción Financiera –GAFI de 1990, adoptado por Colombia en el año 2000 mediante el Grupo de Acción Financiera Internacional de Sudamérica – GAFISUD.
Artículo 323 del Código Penal colombiano, adicionado por el artículo 8 de la ley 747 de 2002 y modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006.
Artículo 345 del Código Penal colombiano, modificado por el artículo 16 de la ley 1121 de 2006.

3. OBJETIVOS DE LA POLÍTICA

Proteger a la Compañía de ser vinculada en actividades de LA/FT desarrolladas por clientes, proveedores, vinculados o terceros con los cuales se tiene algún vínculo, bien sea de carácter comercial, laboral o de cualquier otro tipo.
Identificar y reportar aquellas actividades que potencialmente constituyan o tengan como finalidad el LA/FT y que puedan comprometer a la Compañía.
Transmitir a los empleados, clientes, proveedores y cualquier otro tercero que tenga vínculo con la Compañía, nociones sobre el concepto de Lavado de Activo y Financiación del Terrorismo, de los mecanismos utilizados para llevarlo a la práctica y de las características que tienen los narcotraficantes.
Aunar esfuerzos con las instituciones y empresas, tanto públicas como privadas, para lograr una cooperación efectiva en la prevención del LA/FT.
Generar una cultura de riesgo para el control frente al riesgo de que la Compañía pueda ser usada para el Lavado de Activos y/o Financiación del Terrorismo, evitando que la misma pueda ser utilizada como una fachada para darle apariencia de legalidad a recursos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos con objetivos terroristas.

4. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

El Oficial de Cumplimiento designado por la Compañía será, en un comienzo, el señor Daniel Mendoza, quien estará encargado de realizar el enlace con las entidades de vigilancia y control para atender los temas relacionados con LA/FT que pueda enfrentar la Compañía.

En este sentido, el Oficial de Cumplimiento tendrá las siguientes funciones:

Implementar y desarrollar los procesos a través de los cuales se llevarán a la práctica los procedimientos específicos para prevenir cualquier actividad de LA/FT.
Actualizar la presente Política cuando la normativa aplicable así lo exija o cuando haya cambios sustanciales en los procedimientos de la Compañía.
Identificar las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones que realiza la Compañía.
Implementar y desarrollar los controles a las situaciones que puedan generar riesgo de LA/FT en las operaciones, negocios o contratos que celebre la Compañía.
Realizar seguimiento o monitoreo a la eficiencia y la eficacia de las políticas, procedimientos y controles establecidos.
Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información relativa al riesgo de LA/FT de la Compañía.
Participar en el diseño y desarrollo de los programas de capacitación sobre el riesgo de LA/FT y velar por su cumplimiento.
Proponer a las directivas de la Compañía los ajustes o modificaciones necesarios a la presente Política.
Recibir y analizar los reportes internos de posibles Operaciones Inusuales u Operaciones Sospechosas y realizar el reporte correspondiente a la UIAF.
Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, así como los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.

5. SEÑALES DE ALERTA

La Compañía deberá poner especial atención y desplegar sus esfuerzos y los procedimientos para la prevención y control del LA/FT cuando alguna de las siguientes actividades tenga lugar:

Vinculación de terceros a la Compañía sin que se haya llevado a cabo el procedimiento interno de vinculación.
Solicitud de pago o giros de dinero a terceros que no se encuentran relacionados como vinculados o proveedores de la Compañía.
Inexactitud y/o inconsistencias en la información registrada en los formularios de apertura de la Compañía y en sus respectivos soportes.
Negación frente al diligenciamiento de los formularios y documentos internos de la Compañía.
Negación frente a la actualización de la información.
Inclusión en alguna lista internacional negativa de LA/FT.
Cambios de actividad sin justificación o soportes de un tercero que tenga vínculos con la Compañía.
Cambios en la jurisdicción o sitio(s) de actividad de un tercero vinculado con la Compañía sin justificación o soportes.
Terceros vinculados con la Compañía con elevado manejo de efectivo.
Consignaciones de operaciones realizadas o pagos de servicios, en forma consecutiva por valores ligeramente inferiores al límite establecido en la norma.
Ejecución de operaciones o contratos en cantidades y frecuencias que no corresponden a la actividad del vinculado.

6. PROCEDIMIENTO DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE/PROVEEDOR

Para iniciar relaciones contractuales o vínculos con terceros en calidad de clientes/proveedores, es indispensable que la Compañía lleve a cabo un procedimiento interno de conocimiento del cliente/proveedor. Lo anterior teniendo cuenta que es necesario, no solo identificar quién es el cliente/proveedor, sino también llegarlo a conocer para saber con exactitud de donde proviene su dinero y cuál es su principal negocio.

Así las cosas, el procedimiento de conocimiento del cliente/proveedor debe iniciarse por el registro de entrada de su información y el cumplimiento de los requisitos determinados por las disposiciones legales y por los procedimientos de la Compañía.

En este sentido, dentro del procedimiento de conocimiento de cliente/proveedores, la Compañía deberá recolectar y analizar, como mínimo, los siguientes datos:

Identificación: supone el conocimiento y verificación de todos los datos que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular o con la cual se pretende efectuar algún vínculo.
Vinculación de personas jurídicas: el conocimiento del vinculado supone, además de los datos de individualización, conocer detalladamente la estructura y composición accionaria.
Actividad económica: en este punto, la Compañía requiere a los vinculados que describan la actividad económica que desarrollan, las transacciones y las operaciones que realiza, con el fin de identificar la procedencia de sus ingresos y la destinación de los egresos.

7. SANCIONES

Cualquier incumplimiento a los lineamientos y disposiciones descritos en la presente Política por parte de los empleados de la Compañía, se considerará falta muy grave, grave o leve, de conformidad con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo de Compañía.

Así mismo, el procedimiento que se deberá llevar a cabo para la imposición de las sanciones a las que haya lugar deberá hacerse con estricto cumplimiento a las disposiciones del Reglamento Interno de Trabajo de la Compañía y a las disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo.

Sin perjuicio de lo anterior, a continuación, se mencionan alguna de las sanciones a las que habrá lugar en caso de que los empleados de la Compañía no cumplan con lo dispuesto en la presente Política.

Llamado de atención a la hoja de vida.
Terminación del contrato laboral con justa causa y sin lugar a indemnización
Denuncia ante las autoridades judiciales y entidades del Estado colombiano correspondientes.

8. VIGENCIA

La presente Política rige a partir del quince (15) de mayo de 2020 y cualquier cambio será notificado a través de la página web de la Compañía: https://latam.vsmabrasives.com/.